С одной и той же программой Outlook Express могут работать несколько пользователей. Поэтому программа осуществляет разграничение сообщений по пользователям. Каждый из них получает доступ только к своим собственным или адресованным ему сообщениям. Для опознания пользователя почтовая программа, в начале работы с ней, запрашивает у пользователя его учетные данные — учетное имя и пароль. В качестве данных для входа в почтовую программу можно зарегистрировать и затем использовать произвольно выбранные пользователем учетные данные, в том числе входное имя и пароль Интернета. Вообще говоря, один пользователь может иметь несколько почтовых учетных записей. Программа Outlook Express осуществляет разграничение сообщений и в этом случае. Пользователь получает доступ только к сообщениям, связанным с учетным именем, под которым он вошел в почтовую систему.

Нужно отличать учетные данные почтовой подсистемы Outlook Express от учетных данных Интернета. Они могут совпадать или не совпадать. Все сообщения, с которыми имеет дело пользователь, хранятся в папках. В программе предусмотрены следующие стандартные папки: Входящие, Исходящие, Отправленные, Удаленные и Черновики. Доставленные входные сообщения автоматически помещаются в папку Входящие. Подготовленные пользователем выходные сообщения вначале накапливаются в папке Исходящие.